Wat zijn energiebronnen, hoe wordt de werkdruk ervaren en zijn medewerkers fysiek fit en goed inzetbaar? De aanleiding om een PMO aan te bieden, vloeit enerzijds voort uit verplichtingen van de Arbo wet, anderzijds vanuit goed werkgeverschap en de wens om inzicht te krijgen in gezondheids- en verzuimrisico.

Het organiseren van een PMO kost veel tijd en geld, dus hoe zorg je ervoor dat het de investering waard is? En voor welk PMO kies je? Want er zijn veel goede aanbieders.

We nemen je graag mee in zes stappen naar een compleet en succesvol PMO.

Stap 1: positioneer en integreer het PMO in het vitaliteits- of duurzaam inzetbaarheidsbeleid

Het is zonde om het PMO als losstaande activiteit te doen. Al is een PMO wel een goed begin als je net bent begonnen met het implementeren van een vitaliteitsbeleid. Het draagvlak en de opbrengst wordt alleen veel sterker als het onderdeel is van een gedegen en duurzaam plan. Koppel de inzet van het PMO aan de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E), DI-ontwikkeling, gesprekscycli en andere HR-instrumenten. Maak het, samen met de andere instrumenten, onderdeel van een meerjarencyclus van meten, analyseren, handelen en bijsturen.

Dat betekent dat je ook in beeld moet hebben hoe je een PMO opvolgt. Sommige zaken zullen al georganiseerd zijn, zoals arbodienstverlening. En mogelijk zijn er ook al andere initiatieven binnen je organisatie om gezondheid en vitaliteit te vergroten.

Stap 2: Kies het juiste PMO

Niet elk PMO is hetzelfde. Een goed samengesteld PMO sluit goed aan op de doelgroep, het type werk en het doel van het PMO. Dit heb je in de vorige stap helemaal helder en duidelijk kunnen krijgen. Mogelijk zijn er aanwijzingen uit een RI&E gekomen die je verder wilt onderzoeken of wil je het inzetten als kick-off voor een nieuw vitaliteitsprogramma. Op basis van deze gegevens kun je de vorm en inhoud bepalen. Je kan bijvoorbeeld gebruik maken van verschillende modules met vragen en keuzes maken in welke medische testen je aanbiedt.

Wil je een PMO voor mensen in ploegen- of onregelmatige diensten? Dan is het belangrijk om met andere factoren rekening te houden, zoals slaappatronen of voedingsgewoontes.

Stap 3: Organiseer het projectmatig

Inclusief projectmanager, projectplan, planning en goede, tijdige communicatie. Als je alle stappen goed voorbereidt en daar alle betrokken partijen in meeneemt, zorg je voor een positieve en betrokken mentaliteit. Dat werkt door naar de medewerkers en maakt de kans op een succesvol PMO vele malen groter. En vergeet niet duidelijk te maken wat het PMO en de resultaten ervan de medewerkers gaat brengen in de toekomst.

Focus daarbij op de kans en gelegenheid die je individuele medewerkers biedt om aandacht voor hun gezondheid te hebben en daarnaast op wat je als organisatie kunt en wilt gaan doen met de informatie die je ontvangt over de gezondheid en werkbeleving van de medewerkers.

Nog een tip: communiceer proactief over hoe anonimiteit en privacy gewaarborgd blijven. Wij merken dat dat vaak tot onzekerheid en terughoudendheid bij medewerkers leidt.

Stap 4: Op naar de leidinggevenden

Niks helpt zo goed voor een hoge deelnamegraad als wanneer het PMO echt goed gesteund wordt in de organisatie, vooral door leidinggevenden. Brengen zij de boodschap niet goed over of geloven zij niet in het nut en de toegevoegde waarde van het PMO? Dan stort het als een kaartenhuis in elkaar.

Het in stelling brengen van leidinggevenden gaat verder dan een mailtje rondsturen of ‘even’ briefen tijdens een teamvergadering. Ga met leidinggevenden in gesprek en toon aan hoe het PMO kan bijdragen aan de vitaliteit van de organisatie en de inzetbaarheid en het werkgeluk van de medewerkers.

Fitter Nederland kan hierbij helpen, bijvoorbeeld met een training Vitaal Leiderschap specifiek gericht op het doen van een PMO. Zij leggen precies uit wat het is, wat je ermee kunt doen en hoe het in zijn werk gaat.

Stap 5: Ondersteun in de uitvoering

Meestal kan een PMO zelfstandig ingevuld en uitgevoerd worden uitgevoerd door de medewerkers. Maar dan is er een aannemelijke kans dat het, in de waan van de dag, vergeten wordt of blijft liggen. En dat is hartstikke zonde! Voer campagne, organiseer momenten om het gezamenlijk te doen en laat het leven binnen je organisatie.

Stap 6: Zorg dat de opvolging in orde is

Heb je de stappen hiervoor doorlopen? Dan heb je de opvolging al in kaart gebracht. Uit een PMO volgt zowel feedback en advies voor het individu als voor de organisatie. Op beide vlakken is opvolging belangrijk om optimaal rendement uit het PMO te halen. Niet alleen omdat je daarmee daadwerkelijk aan de slag kunt, maar ook om vertrouwen bij de medewerkers op te bouwen dat dergelijke onderzoeken écht nut hebben.

Ook bij deze laatste stap geldt dat het onderdeel moet zijn van een duurzaam plan. Kijk dus minimaal een jaar vooruit bij het plannen van opvolging en houd rekening met wat er het komende jaar in je organisatie gaat gebeuren. En uiteraard plan je nieuwe meetmomenten om je kpi’s te meten en het rendement zichtbaar te maken!

Klaar?

Het PMO of health check wordt nu een heel waardevolle aanvulling op het HR-beleid en biedt een scala aan mogelijkheden om met gezond menselijk kapitaal en goed werkgeverschap bij te dragen aan het bereiken van strategische doelstellingen van de organisatie!

Meer weten?

Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden van een PMO binnen jouw organisatie te bespreken. We werken samen met onder andere Fitter Nederland, Adaptics, &niped en TIGRA.

Neem vrijblijvend contact op 

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met onze partner in duurzame inzetbaarheid Fitter Nederland.